3.8 Exportar e Importar datos

1.   IMPORTAR DATOS:

Access te permite importar  objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.

Para ello, solo tendremos que acudir a la pestaña de datos externos, una vez ahí seleccionar una opción de la sección importar.

Aquí podemos seleccionar que tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra solo tienes que haber clic en el botón Access. Sin embargo, puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de Word. Seleccionamos una tabla de Excel y se abrirá el siguiente cuadro de dialogo.

Con el botón examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access nos da tres opciones:

·         Una es importar los datos a una nueva base de datos.

·         La segunda anexara los datos a la tabla que deseemos.

·         La ultima hará un vinculo de datos.

2- EXPORTAR DATOS:

El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una base de datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF.

3.7 UTILIZA MACROS PARA LA RELACIÓN DE ACCIONES

Los macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir & cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.

También sirven para crear métodos abreviados de teclado, & para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie una base de datos.

Esta opción es muy útil a la hora de realizar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar.

¿Cómo puedo crear una Macro?

●      Hacer clic en el botón macro de la pestaña crear.

●      Se abrirá la Vista de diseño de Macro.

●      Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla, & tiene la misma dinámica; pero en vez de campos son las acciones que queremos que se ejecuten.

●      Consta de 2 columnas: Acción, Argumentos & comentario.

●      Puedes insertar o eliminar filas.

●      Cuando la macro esta terminada puede guardarse, ejecutarse & cerrarse.

Acciones más utilizadas:

Abrir consulta: Abre una consulta.

Abrir Formulario: Abre un Formulario.

Abrir informe: Abre un Informe.

Abrir tabla: Abre una tabla.

Buscar Registro: Buscar Registros, dependiendo criterios especificados.

Buscar siguiente: Busca el siguiente registro.

Cancelar evento: Cancela el evento que produjo la ejecución de macro.

Cerrar: Cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.

Cuadro msj: Mostrar mensajes para interactuar con el usuario.

Detener macro: Detener la ejecución de una macro.

Detener todas macro: Detendrá todas las macros en ejecución.

3.6 Realizar consultas a la información de las bases de datos.

Crear una consulta
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón diseño de consulta en la pestaña crear
Al entrar en la vista diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacara los datos con un cuadro de dialogo parecido al siguiente.
La vista diseño
Cada fila tiene un propósito
Campo: podremos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla también pude ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varia tabla.
Orden: sirve para ordenar las filas de resultado.
Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca el resultado.
Criterio: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerá en el resultado de la consulta.

Añadir  campos
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar se colocara en la primera columna libre de la cuadricula
Si queremos que todos los campo de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco*.
Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botón guarda de la barra de Acceso rápido, o bien
Seleccionando la opción de guardar del botón de Office. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de dialogo para darle un nombre.

Ejecutar la consulta
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados.
Modificar el diseño de una consulta
Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
Situarse en el panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta
En el menú contextual seleccionar vista diseño.
Combinar Tablas.
Combinamos dos tablas por un campo o vario de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana relaciones, arrastrando el campo de la unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla.
Se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ella.

Consultas de referencia cruzada
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

3.5 Diseñar informes personalizados

Informes

Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos.

Crear un informe

Para crear un informe, podemos utilizar la sección Informes que encontraras en la pestaña Crear:

·        Diseño de informe: Abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en el.

·        Asistente para informes: Nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

·        Informe: Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

·        Informe en blanco: Abre un informe en blanco en vista Presentación.

Asistente para informes:

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes:

·        Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomaran los datos.

·        Seleccionamos los campos.

·        Elegimos los niveles de agrupamiento.

·        Ordenar los registros por hasta 4 campos de ordenación.

·        Elegimos el estilo que le queremos dar al informe.

·        Ponemos el titulo del informe y presionamos Finalizar.

Vista de diseño

Nos permite definir el informe. Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón Vista Diseño.

El área de diseño consta de las siguientes secciones:

·        Encabezado del informe

·        Encabezado de pagina

·        Detalle

·        Pie de pagina

·        Pie de informe

Diseño de informe

Esta pestaña o barra nos permite realizar diferentes opciones como:

·        Pasar de una vista a otra

·        Ver como quedara la impresión antes de mandar el informe a impresora.

·        Hacer aparecer o desaparecer el cuadro de lista de campos.

·        Modificar los niveles de agrupamientos.

·        Hacer aparecer o desaparecer el cuadro de Propiedades de control.

Imprimir un informe

Para imprimir, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos de Access.

·        Imprimir directamente: Hacer clic en el nombre del informe, desplegar el botón de office y en la flecha del comando Imprimir seleccionar Impresión rápida.

·        Abrir el cuadro de dialogo imprimir: Hacer clic el nombre de informe que queremos imprimir para seleccionarlo, seleccionar botón de office y en el comando imprimir se pueden modificar algunos parámetros.

·        Abrir el informe en vista previa: Elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

3.4 diseñar formoularios personalizados

Los formularios  formularios: los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar el registro de una tabla o consulta.

OPCIONES PARA CREAR UN FORMULARIO

♥ diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en el.

♥ asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del formulario

♥ formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el panel de exploración.

ASISTENTE PARA FORMULARIOS

En esta ventana nos pide introducir los campos al incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde toma los datos en cuadro tablas/consulta, este será el origen del formulario.

EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO

Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario, posicionarnos en este, en el panel de exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción ABRIR en el menú contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario

Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario.

Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando la barra de desplazamiento por  los registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto e la pantalla. 

3.3 editar y modificar bases de datos

Modificar tablas de datos

MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA:

·         Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

·         Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual.

PARA AÑADIR UN NUEVO CAMPO O ELIMINAR:

1.       Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.

2.       Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón INSERTAR FILAS.

1.       Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón ELIMINAR FILAS  de la pestaña DISEÑO.

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA:

Ø  Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.

Ø  Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción ABRIR en el menú contextual

Ø  Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña inicio o diseño.

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS:

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro, conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista de hojas de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente, hacer clic en el botón Buscar de la pestaña INICIO:

Aparecerá el cuadro d dialogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar

En el campo BUSCAR EN: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.

En el cuadro COINCIDIR: elegimos hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.

Hacemos clic sobre el botón BUSCAR SIGUIENTE para reemplazar la búsqueda y se posicionara en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos

3.2 crear base de datos para administrar informacion

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados

Conceptos básicos de Access

Base de datos:

para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la

información, utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional, donde los datos se organizan en Tablas.

 Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

Tablas de datos:  almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las columnas reciben el nombre de  Nombre, otro sería la Dirección, otro la Fecha de Nacimiento.Campos, por ejemplo, un campo puede ser elRegistro, cada registro contiene losBase de Datos.

Los renglones forman lo que se conoce como  campos agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).

Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le

podemos llamar
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: 

Crear una tabla de datos
 El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la Clave principal

columna.

 efault viene nombrada como “Id” y está representada por una Vista diseño es el método que detallaremos en esta sección de la guía.

porque es como la tabla distinguirá todos los registros de la tabla, asegurándose de que no se repitan. Además, es indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.

Si por algún motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con

que presionemos el botón Clave Principal ubicado en la pestaña Diseño en

el Grupo Herramientas.

Rellenaremos la rejilla, definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla, diseñaremos una donde se capturen las calificaciones de los alumnos de un grupo del COBACH.

Texto:

(números) y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50

caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza

para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se

utilice en cálculos, como números de teléfono, códigos postales o claves de

empleado.

Número:

número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen,

los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales;

los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza

para claves autonuméricas en bases réplicas.

  Moneda: Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos.

 Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número. 

 

Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, unHipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto .

.

Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen

anterior puedes ver que por d

llave (tal vez porque clave y llave se escriben igual en inglés: “key”). Este campo es importante

Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Memo: Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o

El campo clave nunca tendrá valores

repetidos.

3.1 modificar las opciones de access

base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

Una

contexto, es decir, están relacionados entre sí y almacenados de forma sistemática

para su posterior uso.

Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos,

pues todos los libros están ordenados para su fácil localización y consulta. De la misma

forma trabaja una base de datos digital.

Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas

gestores de bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan información y permiten su posterior consulta.

 

Elementos Básicos de Access 2007

Arrancar y cerrar Access 2007

La forma típica es dar doble clic en el icono de Access si éste se encuentra en el

escritorio o en el menú Inicio si ya se había abierto recientemente.

Si no lo está, presionamos el botón Inicio, luego a Todos los programas y buscamos la carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ahí, encontraremos el icono de Microsoft

Access.
La Cinta de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido.